Teamauslastung planen und Arbeitszeit in Labrika erfassen

In Labrika sieht die Teamleitung, welche Aufgaben Mitarbeitende bereits bearbeiten und was als Nächstes ansteht. Die tatsächlich geleistete Zeit erfassen Mitarbeitende separat mit einem Timer in ihrer persönlichen Liste. So können Agenturen dringende Arbeiten zuweisen, den Aufwand pro Kunde beurteilen und Stundenberichte erstellen.

„Woran die Teammitglieder arbeiten“ öffnen

Öffnen Sie in der Projektverwaltung „Woran die Teammitglieder arbeiten“. Suchen Sie eine Person oder betrachten Sie das gesamte Team. Jede Person hat eine eigene Spalte mit den Gruppen „Bearbeitung“ und „Ausstehend“, Aufgabenkarten und Terminen.

1. Jede Person hat eine eigene Spalte mit Aufgabenkarten unter „Bearbeitung“ und „Ausstehend“ sowie Terminen. Laufende Arbeiten sind farblich hinterlegt. Aufgaben und Daten sind fiktiv.

Anna arbeitet beispielsweise bis Donnerstag an der Katalogvorlage, während Bens nächste Aufgabe erst für Freitag eingeplant ist. Öffnen Sie Bens Aufgaben und stimmen Sie ab, ob er eine dringende Landingpage-Prüfung übernehmen kann. Der Bericht zeigt zugewiesene Arbeiten und ihre Termine. Die Laufzeit einer Aufgabe entspricht dabei nicht der Anzahl tatsächlich belegter Arbeitsstunden.

Kleine Teams können so Entwicklung und Content besser verteilen. Agenturen mit mehreren Kunden erkennen, wenn eine Fachkraft überlappende Aufgaben aus verschiedenen Projekten erhalten hat. Der Aufgabenzeitraum beschreibt die Ausführungsfrist; tatsächliche Stunden werden separat erfasst.

Aufgaben unter Berücksichtigung bestehender Zusagen vergeben

Öffnen Sie die gewünschte Projektaufgabe, wählen Sie eine ausführende Person und legen Sie Start- und Enddatum fest. Sind mehrere Personen beteiligt, benennen Sie eine verantwortliche Person. Beispielsweise korrigiert die Entwicklung Links, während die SEO-Fachkraft das Ergebnis nach der Veröffentlichung prüft.

Für die zeitliche Abfolge öffnen Sie „Aufgaben“ in der linken Menüleiste, anschließend das betreffende Board und „Gantt-Diagramm“. Die Zeitleiste zeigt, wann die Anpassung einer Vorlage endet und wann die Prüfung oder Befüllung von Seiten geplant werden kann. Das gemeinsame Kanban verwalten Eigentümer oder Administratoren; ausführende Mitarbeitende ändern den Status ihrer Aufgaben in der Aufgabenliste.

Ein typischer Agenturfall: Ein neuer Kunde benötigt vor dem Anzeigenstart dringend ein Audit. Die Teamleitung prüft zunächst die aktuelle Auslastung und weist die Diagnose dann einer verfügbaren Fachkraft zu. Bereits vereinbarte Termine anderer Kunden bleiben dadurch planbar.

Den Timer für eine konkrete Arbeit starten

Öffnen Sie „Persönliche Aufgabenliste und Zeiterfassung für workplan.“, tragen Sie die Arbeit in „Neue Aufgabe“ ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Vereinbaren Sie im Team ein Muster wie „Kunde – Phase – Arbeit“, beispielsweise „Nordkaffee – November – Katalogprüfung“. Der gemeinsame Namensteil hilft später, Einträge verschiedener Mitarbeitender nach Kunde und Zeitraum zusammenzuführen.

Dieses persönliche Werkzeug finden Sie unter „Profil“ → „Unternehmensressourcen“ → „Aufgaben“. Jede Person öffnet es im eigenen Konto. Die Übersicht „Woran die Teammitglieder arbeiten“ befindet sich beim Projektboard: Die Teamleitung nutzt sie zur Planung, den persönlichen Timer verwenden Mitarbeitende für die tatsächlich aufgewendete Zeit.

2. „+“ oberhalb der Liste öffnet die Mehrfacheingabe: eine Arbeit pro Zeile. Ein einheitliches Kundenpräfix erleichtert die Zusammenführung der Stunden nach dem Export.

Klicken Sie auf „Start“, wenn Sie die Arbeit beginnen. Wechseln Sie zu einer anderen Tätigkeit, klicken Sie auf „Pause“. Unter „Zeit“ bleibt die erfasste Zeit gespeichert. Wenn Sie dieselbe Arbeit fortsetzen, führen Sie die Zeiterfassung weiter.

3. ▶ startet den Timer, Ⅱ pausiert ihn. Bei pausierten Arbeiten erscheint „Zeit“, bei der laufenden Arbeit die Startzeit. Excel exportiert die Einträge.

Die Aufteilung nach Aufgaben macht den Aufwand nachvollziehbar. Vier Kundenstunden können beispielsweise Analyse, Aufgabenplanung und Umsetzungskontrolle enthalten. Das hilft bei der Kalkulation des nächsten Auftrags: Eine erneute Prüfung einer kleinen Website beansprucht eine andere Zeit als die vollständige Analyse eines neuen Katalogs.

Kundenstunden in Excel zusammenführen

Klicken Sie nach Ende des Berichtszeitraums in Ihrer persönlichen Liste auf „Excel“. Haben mehrere Mitarbeitende am Kundenprojekt gearbeitet, liefert jede Person ihren Export. Die Teamleitung führt die Zeilen in einer Tabelle zusammen, ergänzt die Namen und filtert nach dem gemeinsamen Kunden- und Phasennamen. Einträge mit „Nordkaffee – November“ gehören beispielsweise zum selben Betreuungsmonat.

Anna hat beispielsweise zwei Stunden für Korrekturen gebraucht, Ben eine Stunde und 30 Minuten für die Kontrolle und die Redaktion zwei Stunden für Texte. Die gemeinsame Tabelle ergibt fünf Stunden und 30 Minuten für diese Phase. Das Beispiel beschreibt zusammengeführte Exporte; es handelt sich nicht um eine automatisch erzeugte Gesamtzeiterfassung aller Mitarbeitenden.

Abgeschlossene Arbeiten dokumentieren

Markieren Sie eine Arbeit nach Abschluss als erledigt. Stört sie in der aktuellen Liste, verwenden Sie „Erledigte ausblenden“. Speichern Sie Exporte, bevor Sie Einträge löschen: Gelöschte Arbeiten erscheinen nicht mehr in Excel.

Ergänzen Sie die Zeilen der gemeinsamen Tabelle um die Arbeitsergebnisse: bei einer Katalogprüfung den datierten Bericht, bei Korrekturen die Board-Aufgabe und die veröffentlichte URL. So kann der Kunde Stunden und erledigte Aufgaben zuordnen. Die Agentur nutzt den tatsächlichen Zeitaufwand ähnlicher Phasen zur Kalkulation des nächsten Auftrags.